Потребность в спецодежде считайте по профессиям, видам изделий и датам выдачи. Численность показывает, сколько работников нужно обеспечить, нормы выдачи — какой комплект им положен, а сроки носки — когда понадобится замена. К плановой выдаче добавьте потребность новых сотрудников и запас на досрочную замену повреждённых вещей. Летнюю и зимнюю одежду удобнее вести отдельными строками: так в заявке будет видно, к какому сезону нужна каждая партия.
Соберите исходные данные по каждой группе работников
Начните с перечня профессий и фактической численности. Для каждой группы выпишите изделия из принятого на предприятии перечня выдачи: отдельно одежду, обувь и другие предусмотренные СИЗ. Если у работников одной профессии различаются условия работы и комплекты, разделите их в расчёте. Сложить строки можно позже, когда станет понятно, какие позиции действительно совпадают.
Рядом с изделием укажите количество на работника и срок носки. Эти сведения нужны для разных действий: количество определяет объём выдачи, срок помогает составить календарь замен. Порядок работы с перечнем описан в статье о нормах выдачи СИЗ. В закупочную таблицу переносите уже согласованные сведения по своему предприятию.
Отдельно отметьте, кто ещё не получил комплект, а кто обеспечен и ожидает очередной замены. Общая численность штата сама по себе не равна объёму ближайшей закупки. Если выданная одежда ещё используется, повторно включать её в первоначальное обеспечение всей группы не нужно. Для неё оставьте строку с датой следующей потребности.
Разделите выдачу на штат и закупку на период
Для первоначального обеспечения группы умножьте число работников на количество конкретного изделия, предусмотренное для одного человека. Повторите расчёт по остальным позициям комплекта. Суммировать костюмы, куртки и обувь в одно число неудобно: результат не покажет, чего именно не хватает. В итоговой ведомости сохраните названия изделий и единицы учёта.
Для закупки на выбранный период нужен ещё календарь носки. Выпишите, какие замены приходятся на этот период, и сложите их с ещё не закрытой первоначальной выдачей. Сам срок носки не служит множителем количества вещей: он определяет дату, к которой требуется следующая выдача. Если даты у сотрудников различаются, сохраните эту разбивку до составления заказа.
Удобно вести потребность и доступный запас в соседних графах. Сначала посчитайте выдачи, затем сверьте, какие изделия уже можно взять со склада. В заказ включайте оставшуюся потребность. При сверке проверяйте исполнение и размеры каждой позиции.
| Строка расчёта | Что внести | Для чего нужна |
|---|---|---|
| Группа работников | Профессия, участок, численность | Определить получателей |
| Изделие | Название, количество на работника | Рассчитать объём выдачи |
| Календарь носки | Дата выдачи и следующей плановой замены | Отнести потребность к периоду |
| Сезон | Летняя или зимняя одежда | Разделить партии по времени выдачи |
| Дополнительная потребность | Новые сотрудники, досрочная замена | Учесть выдачи сверх основного графика |
| Доступный остаток | Подходящие изделия на складе | Уточнить количество к закупке |
Разнесите сезонные комплекты по календарю
Летняя и зимняя одежда входят в общий план обеспечения, но закупочная потребность у них возникает в разное время. Для каждого сезонного изделия оставьте собственную дату выдачи. Если объединить весь годовой объём в одну строку, снабжению придётся заново выяснять, что требуется сейчас, а что можно включить в следующую партию.
Сверьте сезонный план с уже выданными комплектами. У части работников может приближаться плановая замена, другим одежда понадобится при приёме на работу. В ведомости можно сгруппировать совпадающие выдачи и сохранить отдельно те, которые выходят за общий график.
По каждой партии укажите дату, к которой изделия должны быть готовы к выдаче. Дальше согласуйте закупку с этим ориентиром. Если по части позиций ещё уточняются размеры или исполнение, отметьте их прямо в строках. Тогда нерешённый подбор будет виден до передачи заказа, а количество согласованных вещей останется понятным.
Добавьте резерв без произвольного процента
Запас нужен на новых сотрудников и досрочную замену повреждённой спецодежды. Его лучше показывать отдельной строкой рядом с плановыми выдачами. Так при пересмотре закупки будет понятно, какая часть партии обеспечивает действующий штат, а какая предусмотрена для дополнительных выдач.
Универсальный процент запаса для любого предприятия здесь не подходит. Начните со своих сведений: ожидаемых приёмов на работу и обращений за заменой. Если точного количества пока нет, оставьте резерв как отдельную согласуемую часть плана. Не распределяйте неподтверждённый объём поровну между всеми изделиями только ради заполненной таблицы.
Резерв не должен скрывать уже известную нехватку. Если сотруднику сейчас требуется замена повреждённой вещи, внесите её в текущую потребность и укажите дату выдачи. Запас для будущих обращений оставьте отдельной строкой.
После выдачи из резерва обновите остаток и посмотрите, нужно ли его пополнить. При изменении численности пересчитайте затронутые группы. Если новый работник уже попал в основной список получателей, проверьте, не осталась ли та же выдача среди дополнительных заявок.
Подготовьте ведомость, по которой можно заказать партию
Перед заказом сведите расчёт по одинаковым изделиям, сохранив разбивку по размерам и срокам потребности. В рабочей ведомости оставьте связь с профессией или участком: по ней проще уточнить спорную строку. Поставщику передайте название изделия, согласованное исполнение, количество и сведения для подбора размера.
Проверьте ведомость последовательно: все ли группы работников учтены, совпадает ли количество с перечнем выдачи, отражены ли сезонные замены, вычтен ли доступный складской остаток. Затем посмотрите на дополнительные заявки. Одно повреждённое изделие может быть записано и в сообщении с участка, и в общей таблице замен; перед заказом оставьте одну потребность.
Для согласования партии отправьте подготовленный список через страницу для оптовых покупателей ФЛиС. Если по части строк требуется подбор, перечислите вопросы рядом с изделиями. Количество, исполнение и условия конкретной поставки согласуйте до оформления заказа.
После поступления партии вернитесь к исходной ведомости: отметьте закрытые строки и то, что ещё предстоит выдать. Если заказ поступает частями, сохраняйте отдельный остаток потребности по каждой позиции. Связь закупки с приёмкой, выдачей и последующей заменой разобрана в статье о том, как организовать обеспечение работников СИЗ. Другие материалы по выбору и учёту одежды собраны в блоге ФЛиС.
