Учёт спецодежды должен показывать, что лежит на складе, что выдано работнику и какие вещи возвращены или списаны. Выдачу фиксируют в личной карточке учёта СИЗ; её допускается вести в электронной форме. Снабжение и бухгалтерия могут сверять движение по наименованиям из поставки. Начать можно с простого: договориться, кто передаёт сведения о каждом движении и где остаётся запись о незавершённом возврате или замене.
Как связать складской остаток с выданными комплектами
Разделите сведения о наличии и сведения о выдаче. На складе нужно видеть доступные изделия, по работнику — полученный им комплект. Предлагаемый рабочий реестр может содержать наименование, размер, количество, получателя и дату движения. Это способ собрать данные для сверки; принятую на предприятии карточку учёта выдачи СИЗ ведут в установленном порядке.
Уточняйте название до записи. Если в заказе, на складе и в карточке одно изделие названо по-разному, сотрудникам придётся каждый раз выяснять, о какой вещи идёт речь. Для снабжения удобно сохранить название из поставки и отдельно указать внутреннее обозначение, если им пользуется участок. При обмене размера оставляйте сведения и о возвращённой вещи, и о той, которую выдали взамен.
Согласуйте, кто передаёт эти записи в бухгалтерию и кому возвращаются вопросы по расхождениям. В сведениях об операции укажите её основание и ответственного. Общую последовательность от потребности участка до получения комплекта разбирает статья об организации обеспечения работников СИЗ.
Что передавать при выдаче и возврате
Запись о выдаче связывает конкретное изделие с работником. Перед передачей сведений сверьте получателя, наименование, размер, количество и дату. Если человек получил только часть комплекта, перечислите фактически выданные позиции. Оставшуюся потребность можно вести отдельной строкой, чтобы снабжение видело, какую часть заявки ещё предстоит закрыть.
При возврате полезно сопоставить вещь с исходной записью о выдаче. Для этого пригодятся те же обозначения изделия и сведения о получателе. В рабочем реестре можно отдельно отмечать, что вещь возвращена и куда передана дальше. Решение о её дальнейшем использовании следует фиксировать после оценки состояния ответственным сотрудником.
| Движение | Что сверить | Что передать следующему участнику |
|---|---|---|
| Выдача | Получателя и состав комплекта | Наименование, количество и дату |
| Обмен размера | Возвращённое и выданное изделие | Обе части обмена |
| Возврат | Связь с прежней выдачей | Перечень принятых вещей и сведения об их состоянии |
| Списание | Изделие и основание решения | Сведения для отражения операции в учёте |
Эту таблицу можно использовать как памятку при передаче данных между подразделениями. Формы документов и порядок их оформления согласуйте с бухгалтерией. Различия личного и дежурного учёта описаны в материале о дежурных СИЗ и личной карточке.
Как подготовить сведения для списания
Для снабжения списание связано с выбытием изделия и возможной потребностью в замене. Основанием может быть истечение установленного срока или износ. Сначала сопоставьте вещь с записью в учёте, затем передайте ответственному сведения о её состоянии и причине обращения. Бухгалтерские проводки и способ отражения стоимости определяет бухгалтерия по принятому порядку учёта.
Не закрывайте строку только потому, что подготовлен новый заказ. Закупка замены и списание прежней вещи — разные события, у каждого есть своя дата и основание. В рабочем списке снабжения оставьте отдельные поля: требуется замена, заявка передана, замена получена, сведения о выбывшем изделии оформлены. Такой список удобно сверять с карточкой работника.
Если вещь износилась раньше ожидаемой даты, передайте сведения ответственному за оценку её состояния. В заявке назовите изделие и опишите обнаруженное повреждение. Сам порядок определения срока и досрочной замены разобран в статье о сроках носки спецодежды. В реестре движения достаточно сохранить принятое решение и ссылку на его основание.
Как отразить возврат при увольнении
При увольнении годную спецодежду обычно возвращают. Для подготовки возврата возьмите сведения о выданных вещах и сопоставьте их с тем, что работник передаёт ответственному. В перечне отдельно отметьте принятые изделия и позиции, по которым остались вопросы. Если вещь ранее обменяли или списали, проверьте, отражено ли это движение в записях.
Далее передайте сведения о возврате тому, кто отвечает за учёт, и согласуйте дальнейшее движение вещей. Сам факт возврата ещё не описывает их пригодность и последующее использование. В реестре можно оставить статус «возвращено, ожидает решения» до того, как ответственный проверит состояние. Возвращённую вещь с неуточнённым статусом лучше учитывать отдельно от запаса, подготовленного к выдаче.
При расхождении сначала соберите записи: исходную выдачу, обмены и уже оформленные возвраты. Уточните, кто вносил каждое изменение. Если вопрос пока открыт, сохраните его в отдельном списке с ответственным за уточнение. Закрывайте его после сверки фактического движения и документов.
Как сверять данные снабжения и бухгалтерии
Для сверки выберите одну актуальную версию рабочего реестра. Если подразделения ведут отдельные файлы, заранее определите, какие сведения и за какой период они передают друг другу. Начните с движения изделий: поступило, выдано, возвращено, выбыло. По спорной строке найдите исходную запись и уточните, на каком переходе сведения разошлись.
Электронная форма личной карточки допустима. При работе с ней снабжению по-прежнему нужны сведения о фактической выдаче и возврате. Договоритесь, кто вносит изменения и кто их проверяет. При переносе данных из прежнего файла сопоставьте открытые выдачи и незавершённые операции.
Отдельно соберите вопросы, влияющие на следующую закупку: кому нужна замена, где уточняют размер, какие позиции ещё не выданы. Заявка поставщику должна опираться на согласованную потребность. Для обсуждения партии обратитесь через страницу для оптовых покупателей ФЛиС; приложите перечень изделий, количество и размеры.
Перед очередной сверкой просмотрите незакрытые операции. По каждой оставьте конкретное действие: уточнить получателя, найти запись об обмене, передать сведения о возврате или проверить получение замены. Назначьте сотрудника, который вернёт ответ в общий реестр.
